個人の業務効率化が組織の効率化につながる
会社の業績を上げるため、業務効率化は常に考えていかなければならない課題の一つです。組織全体の業務効率化に取り組むとなると、組織全体の改革が必要になり、大規模なプロジェクトになりがちです。しかし、個人がそれぞれの業務を少しずつ効率化することは、それほど難しいことではありません。いくつかのコツを押さえて一人ひとりが業務を効率化することで、組織全体の業務効率化につながるのです。
また、個人の業務を効率化すると残業が減り、定時で帰れるようになります。定時に帰れればプライベートを充実させることにもつながり、人生を効率化できるといえます。
今日からできる業務効率化のコツ
退社前に翌日の業務を確認する
業務効率化の第一歩は自分のタスクを把握することです。タスク確認におすすめのタイミングは前日の退社前。明日どれだけのタスクをこなさなければならないかを確認することで、もし今日やり残した仕事があったとしたら、残業してでも終わらせるべきなのか明日に回す余裕があるのかが判断できます。
前日のうちにこなすべきタスクを把握しておけば、退勤の道中や入浴中などに業務の進め方などについて考えを巡らせることもできます。
業務をリスト化・優先順位を決める
タスクを把握したら、次は業務をリスト化しましょう。まずはすべての業務を箇条書きで書き出すだけでもかまいません。こなすべきタスクを一覧で見える化することで、抜け漏れを防げます。リスト化できたら、タスクにそれぞれの重要度を割り振っていきます。重要度の判定基準としては、納期や分量、承認経路の長さなどを用いると良いでしょう。突発的なタスクが割り込んできた際にはそのタスクにも重要度を割り振り、重要度を元に優先順位を決めます。
マニュアル化・テンプレート化できることを探す
業務をこなしていくうちに、同じことを何度もやっていることはないでしょうか。定期的に発生するタスクなどは、マニュアル化・テンプレート化していきましょう。マニュアル化すると単純なミスを防ぎやすくなるほか、他の人に業務のヘルプを出したり、引継いだりする際にも役立ちます。
資料やメールの定型文などを毎度一から作っているのは時間の無駄です。テンプレートを作成してストックしておき、いつでも取り出せるようにしておくと、時間短縮・ミスの削減につながります。
綿密な報連相を心がける
細かい報連相は時間を食ってしまうと思っていませんか？実は、綿密な報連相を心がけた方が工数削減につながることが多いのです。
例えば会議資料を3時間かけて完成させ、会議の直前に上司に提出したところ、指示の読み取りミスが発覚してフォーマットから変更になった場合を想像してください。会議本番直前にドタバタすることになり、もしかしたらその資料がないために会議の予定がおしてしまうかもしれませんよね。もし会議資料作成に取り掛かる前に指示内容を上司に確認し、アウトラインを作成した時点で一度仮提出をしていたら、どこかで指示の読み取りミスがあったとしても早い段階で気づけ、修正工数も減らせたはずです。
また、悩んでいる時間も無駄です。10分悩んだら誰かに相談してみる、というように、悩む時間をルール化するのがおすすめです。