貸会議室とは？
貸会議室とは、時間単位で利用できる個室空間のことです。よく似たものにレンタルスペースがありますが、貸会議室の場合はより会議に便利な設備が整っています。近年、貸会議室が全国的に増えており、注目を集めています。
貸会議室には基本的に机や椅子、ホワイトボード、スクリーンやインターネット環境といった、会議に必要なものがそろっています。会社説明会やセミナー、他社を交えての会議などのビジネスシーンで利用されることが多いですが、最近では個人のワークショップやパーティーの場として個人で利用する人も増えてきているようです。
貸会議室を利用するメリット・デメリット
貸会議室のメリット
貸会議室は駅の近くなどアクセスしやすい場所に多い傾向があり、外部の人を交えての会議で、双方のアクセスに便利な場所で貸会議室を借りれば交通手段の確保が容易になります。
また、貸会議室には会議に必要な設備がすでに用意されています。普段はプロジェクターやマイクなどを使わない会社でこれらの設備を準備しておくと維持・管理にコストがかかってしまいますが、そういった設備が特別に必要になった時だけ貸会議室を利用するようにすれば、コストを抑えられます。
貸会議室の中にはケータリング会社と提携しているところがあります。弁当や飲み物を提携のケータリング会社にお願いすることで、別で手配する手間が省けます。
貸会議室のデメリット
貸会議室の利用頻度が高いとコストがかさんでしまう可能性があります。あまりにも貸会議室の利用頻度が高い場合には、自社の会議室を充実させることも検討した方がいいでしょう。
会議のために会社から出て、別の場所に移動しなければならないという手間も生まれます。場所によっては交通費もかかってしまうかもしれませんし、何より時間を無駄にしてしまいます。資料やパソコンなど、会議に必要なものを運搬することも考えなければなりません。
貸会議室の活用方法
貸会議室の活用方法は会議だけではありません。
例えば、会社説明会やセミナーの会場として注目を集めています。普段の会議は自社の会議室で事足りても、社外から多数の来客があった時にはスペースが足りなくなりがちです。外部のスペースを利用することで、情報漏洩の防止にもつながります。
そのほか、新年会や忘年会、壮行会などのイベント会場としても利用できます。一般的なパーティー会場よりも安く利用できる場合があり、コストを抑えながらも個室空間を貸し切ったパーティーが実現できます。